Maximizando la Productividad: Estrategias para Reducir el Tiempo de Inactividad

¿Qué es el Tiempo de Inactividad del Equipo?

El término "tiempo de inactividad del equipo" hace referencia al lapso en el que un dispositivo no está siendo utilizado, ya sea debido a una planificación previa o de forma imprevista. El tiempo de inactividad planificado ocurre cuando se programa el mantenimiento preventivo de los activos en el taller o almacén. Por otro lado, el tiempo de inactividad no planificado ocurre cuando un sistema sufre una avería durante una operación y necesita reparaciones urgentes.

Es crucial definir claramente qué se entiende por "tiempo de inactividad", ya que las métricas pueden variar en la industria. ¿El tiempo de inactividad comienza cuando un vehículo se avería o cuando entra al taller? ¿Debería monitorearse el tiempo de inactividad mensual de cada vehículo o el total de días de inactividad por evento? 

Para operar una flota productiva y rentable, los gestores deben maximizar la utilización de los activos. Una falla en una pieza crítica del equipo puede causar una serie de retrasos que afecten todo el sistema. Por esta razón, minimizar el tiempo de inactividad del equipo es una de las tareas más importantes para un gestor de flotas.

Los gastos del tiempo de inactividad del equipo.

El tiempo de inactividad del equipo causa muchos gastos ocultos, muchos de los cuales sólo se hacen evidentes cuando ya es demasiado tarde. Algunas consecuencias comunes del tiempo de inactividad son:

• Pérdida de ventas y ganancias.

• Contratos retrasados ​​o cancelados

• Plazos incumplidos

• Menor productividad de la flota y utilización de activos

• Gastos de reparación y reemplazo de toda la máquina y/o piezas.

• Alquiler de equipo adicional

• Gastos legales y sanciones adicionales

• Gastos de horas extras en múltiples departamentos

• Gastos de asesoramiento externo.

• Rotación de clientes

• Malas relaciones públicas y daño al valor de la marca

Estos elementos tienen el potencial de causar considerables pérdidas para la empresa. Como responsable, ¿optarías por estar constantemente solucionando problemas o enfocarte en mejorar la prevención de estos inconvenientes? Implementar un programa de mantenimiento preventivo más efectivo puede contribuir significativamente a reducir y prevenir una serie de posibles contratiempos.

Calcula el Tiempo de Inactividad del Equipo

¿Cómo puedes empezar a entender el tiempo de inactividad y su impacto en tu flota? Primero necesitas calcularlo. Aquí tienes una fórmula simple para hacerlo:

Tiempo de inactividad=(Tiempo que el activo estuvo inactivo/ Tiempo total​)×100         

Por ejemplo, si alguno de tus vehículos estuvo en funcionamiento durante 80 horas el mes pasado pero se averió dos veces y estuvo inactiva durante 10 horas, el cálculo del tiempo de inactividad sería el siguiente:

Tiempo de inactividad=(8010​)×100=12.5%

Evidentemente, si tu flota tiene docenas o incluso cientos de activos, calcular manualmente el tiempo de inactividad no sería eficiente. Incluso actualizar hojas de cálculo puede provocar errores y horas adicionales de trabajo administrativo.

Entonces, ¿cuál es la mejor solución? Deja que la tecnología haga el trabajo pesado.

La Solución

Cuando instalas rastreadores GPS en tus equipos y vehículos, estos envían automáticamente datos al software de gestión de flotas. Estos datos en tiempo real se almacenan en línea y son accesibles de forma remota, permitiendo a los gestores monitorear sin necesidad de estar presentes físicamente.

La telemática registra de manera automática toda la actividad de la planta, incluyendo los tiempos de trabajo, rutas, tiempo de inactividad y más.

 El software puede enviar informes periódicos de rendimiento a los gestores de flotas para cada activo y/o empleado, eliminando la necesidad de recopilar esta información manualmente. También puedes filtrar diferentes periodos de tiempo para analizar las tendencias generales del tiempo de inactividad. Esto facilita la asignación de vehículos y el seguimiento del inventario.

Sin la telemática, sería imposible entender el rendimiento de toda tu flota de un vistazo. Con la ayuda del software de gestión de flotas, puedes recibir alertas sobre posibles problemas antes de que se conviertan en problemas graves. También puedes configurar alertas automáticas para estar al tanto del mantenimiento preventivo de todos tus activos.

Estrategias para reducir el tiempo de inactividad del equipo

Hemos identificado que el tiempo de inactividad es una preocupación significativa en muchas flotas, y comprendemos las graves consecuencias que puede tener para cualquier negocio, impactando directamente en sus resultados financieros. Aquí te presentamos las mejores formas de reducir el tiempo de inactividad de tu flota:

Anticipación del Gasto del Tiempo de Inactividad

Es común que muchos gestores de flotas subestimen la importancia de planificar los gastos asociados al tiempo de inactividad, centrándose únicamente en los gastos operativos directos. Esta falta de previsión puede llevar a que las empresas no tengan una visión completa de los verdaderos costos de mantenimiento de sus equipos.

Todas las empresas experimentan errores, emergencias y otros retrasos imprevistos. Por ello, es crucial contar con un plan para mitigar y prevenir estos eventos de falla, incluyendo una asignación presupuestaria para cubrir estas interrupciones inesperadas. Además, es recomendable implementar un programa de mantenimiento preventivo consistente para minimizar las posibilidades de fallas.

Inversión en Software Automatizado de Seguimiento del Tiempo de Inactividad

Comúnmente se suele decir que no se pueden abordar problemas cuyas raíces permanecen desconocidas, ni obtener soluciones sin primero recabar y analizar datos de carácter importante. Un completo sistema de gestión de flotas monitorea de manera constante el tiempo de inactividad, emitiendo alertas cuando los vehículos se encuentran fuera de servicio y notificaciones sobre próximos o vencidos mantenimientos.

La inversión en software de seguimiento del tiempo de inactividad puede disminuir el tiempo sin actividad imprevista, lo cual a su vez potencia la eficacia en la supervisión y reducción de gastos superfluos

Seguimiento y Minimización de gastos Innecesarios

Para optimizar los recursos financieros y mejorar los beneficios, es fundamental disminuir los gastos superfluos vinculados a la flota. En el caso de los vehículos pesados, resulta imprescindible monitorear indicadores como el consumo de combustible en ralentí, la cantidad de días de operación, la pérdida o robo de activos, así como los costos asociados a la reposición y alquiler, entre otros aspectos.

El seguimiento y la evaluación de estos datos simplificarán la administración del presupuesto de la flota, permitiendo realizar proyecciones más precisas a largo plazo.